PDF 파일 용량 줄이는 법 - 제출 제한 맞추고 글자·도장 화질 확인하기

PDF 파일을 신청 페이지나 이메일에 첨부했는데 용량이 크다는 이유로 올라가지 않을 때가 있습니다.

이때 무조건 가장 강한 압축을 선택하면 파일 크기는 줄어도 작은 글자, 도장, 서명이나 증빙 사진이 흐려질 수 있습니다.

먼저 제출처의 최대 용량을 확인하고, 현재 PDF가 글자 위주인지 사진·스캔 위주인지 구분해야 합니다.

그다음 필요한 만큼만 용량을 줄이고 전체 페이지가 정상적으로 열리는지 확인하는 순서가 안전합니다.

이 글에서는 Windows·Mac·갤럭시·아이폰에서 PDF 용량을 줄이는 방법과 압축 후 글자·도장·페이지를 확인하는 기준까지 차근차근 정리합니다.

이 글은 PDF 합치기와 다른 내용입니다

PDF 용량 줄이기와 PDF 합치기는 사용하는 목적이 다릅니다.

PDF 합치기는 여러 파일을 한 파일로 묶는 작업이고, PDF 압축은 한 파일이 차지하는 MB를 줄이는 작업입니다.

구분	해결하는 문제	확인 기준
PDF 용량 줄이기	한 PDF가 제출 제한보다 큰 문제	파일 크기, 글자와 이미지 화질
PDF 합치기	여러 PDF를 하나로 제출해야 하는 문제	파일 순서, 페이지 누락 여부

여러 PDF를 하나로 묶어야 하는 상황이라면 🔗 PDF 합치기 무료 방법 글에서 파일 순서를 맞추는 과정을 확인할 수 있습니다.

이번 글에서는 파일을 합치는 과정이나 페이지 순서 변경 방법을 다루지 않습니다.

PDF 파일을 제출 제한에 맞게 줄이고 압축 후 글자와 도장 화질을 확인하는 순서입니다.

PDF 용량 줄이기 핵심 순서

제출 전 확인 순서

제출처 용량 제한 확인 → 현재 PDF 크기 확인 → 원본 파일 보관 → 문서 종류 구분 → 압축 수준 선택 → 다른 이름으로 저장 → 전체 페이지·글자·도장 확인 → 다시 용량 확인 → 제출

처음부터 원본 파일을 압축본으로 덮어쓰지 마세요.

압축 과정에서 화질이 지나치게 낮아지거나 파일이 손상될 수 있으므로 원본과 압축본을 따로 보관해야 합니다.

1. 제출처의 용량 제한부터 확인합니다

PDF를 줄이기 전에 제출 화면에 표시된 최대 파일 크기를 먼저 읽어 주세요.

기관이나 서비스마다 허용 용량과 확장자가 다르기 때문에 무조건 특정 크기까지 줄여야 하는 것은 아닙니다.

파일 하나 기준인지 전체 기준인지 구분합니다

‘파일당 5MB’는 첨부하는 PDF 한 개가 각각 5MB 이하여야 한다는 뜻입니다.

‘전체 첨부파일 10MB 이하’는 PDF, 사진, 문서를 모두 더한 크기가 10MB 이하여야 한다는 뜻입니다.

파일 하나는 제한 이하인데 계속 첨부되지 않는다면 전체 첨부 용량을 초과했는지 확인해 보세요.

허용 확장자도 함께 봅니다

제출처에서 PDF만 허용한다면 PDF를 ZIP 파일로 만들어도 제출되지 않을 수 있습니다.

용량 제한과 함께 PDF, JPG, PNG, ZIP 등 어떤 확장자를 허용하는지도 확인해야 합니다.

2. 현재 PDF 파일 크기를 확인합니다

현재 용량을 알아야 얼마나 줄여야 하는지 판단할 수 있습니다.

예를 들어 5MB 제한인데 파일이 5.3MB라면 약한 압축으로도 충분할 수 있습니다.

반대로 5MB 제한인데 파일이 40MB라면 이미지 해상도나 스캔 방식을 다시 살펴봐야 합니다.

Windows에서 파일 크기 확인하기

1. 파일 탐색기에서 PDF가 있는 폴더를 엽니다.
2. PDF 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 누릅니다.
3. 속성을 선택합니다.
4. 일반 탭에서 크기를 확인합니다.

파일 탐색기를 자세히 보기로 바꾸면 목록의 크기 항목에서도 대략적인 용량을 볼 수 있습니다.

Mac에서 파일 크기 확인하기

1. Finder에서 PDF 파일을 찾습니다.
2. 파일을 선택합니다.
3. Command와 I 키를 함께 누르거나 파일 메뉴에서 정보 가져오기를 선택합니다.
4. 크기 항목을 확인합니다.

갤럭시·안드로이드에서 확인하기

1. 내 파일 또는 Files 앱을 엽니다.
2. 문서 또는 다운로드 폴더에서 PDF를 찾습니다.
3. 파일을 길게 누르거나 더보기 메뉴를 엽니다.
4. 상세정보 또는 정보에서 파일 크기를 확인합니다.

아이폰에서 확인하기

1. 파일 앱을 엽니다.
2. 나의 iPhone, iCloud Drive 또는 다운로드 폴더에서 PDF를 찾습니다.
3. PDF를 길게 누릅니다.
4. 정보 가져오기를 선택해 파일 크기를 확인합니다.

다운로드한 PDF가 어디에 저장됐는지 찾기 어렵다면 🔗 다운로드 파일 저장 위치 찾는 법도 함께 확인해 보세요.

3. 원본 파일이 남아 있는지 확인합니다

PDF로 만들기 전의 Word, PowerPoint, 한글 문서나 스캔 원본이 남아 있다면 기존 PDF를 다시 압축하기보다 원본에서 새 PDF를 만드는 편이 나을 수 있습니다.

원본 문서에서는 이미지 크기와 내보내기 품질을 조절할 수 있어 글자 선명도를 유지하면서 용량을 줄이기 쉽습니다.

이미 여러 차례 압축된 PDF를 다시 압축하면 용량은 조금 줄고 화질만 크게 나빠질 수 있습니다.

4. PDF가 글자형인지 사진형인지 구분합니다

페이지 수만 보고 파일 크기를 판단하면 안 됩니다.

페이지가 두 장뿐이어도 고해상도 스캔 사진이 들어 있으면 수십 MB가 될 수 있습니다.

PDF 종류	특징	압축할 때 볼 부분
글자 위주 문서	Word·한글에서 만든 안내문, 보고서	작은 글자, 표, 글꼴 깨짐
사진 위주 문서	사진 자료, 포트폴리오, 이미지 보고서	사진 식별 가능 여부, 색상과 세부 묘사
스캔 문서	영수증, 계약서, 증명서, 신청서	도장, 서명, 주민등록번호 마스킹, 작은 숫자
전자서명 문서	인증서 기반 서명이나 검증 정보가 포함된 PDF	서명 유효성, 편집 제한, 제출처 허용 여부

5. 압축 수준을 먼저 정합니다

압축 기능에는 낮음, 중간, 높음처럼 여러 단계가 표시될 수 있습니다.

서비스마다 단계 이름은 다르지만 일반적으로 용량을 많이 줄일수록 이미지 화질 손실 가능성이 커집니다.

압축 수준	적합한 상황	주의할 점
낮은 압축	제한보다 조금 큰 문서, 인쇄 가능성을 남겨야 하는 문서	용량 감소 폭이 작을 수 있습니다.
중간 압축	화면 열람용 보고서, 일반 제출 서류	작은 글자와 도장을 확대해 확인합니다.
높은 압축	용량이 매우 크고 화면 열람만 필요한 문서	사진, 서명, 작은 숫자가 흐려질 수 있습니다.

처음부터 가장 높은 압축을 선택하지 마세요.

낮은 압축부터 적용한 뒤 제출 제한을 충족하지 못할 때 한 단계씩 높이는 방법이 안전합니다.

6. Windows에서 원본 문서를 다시 PDF로 저장하는 방법

Word나 PowerPoint 원본이 남아 있다면 Microsoft Office의 PDF 내보내기 옵션을 확인합니다.

1. 원본 Word 또는 PowerPoint 파일을 엽니다.
2. 파일 메뉴에서 다른 이름으로 저장 또는 내보내기를 선택합니다.
3. 파일 형식을 PDF로 선택합니다.
4. 최적화 또는 품질 항목에서 최소 크기 옵션을 확인합니다.
5. 원본과 다른 파일명을 입력합니다.
6. 새 PDF를 저장합니다.

인쇄 품질이 필요한 서류라면 표준 품질을 먼저 사용하세요.

온라인 열람이 목적이고 용량 제한이 더 중요할 때 최소 크기를 선택한 뒤 글자와 표를 다시 확인합니다.

이미지 크기도 함께 확인합니다

문서에 휴대폰 원본 사진이 여러 장 들어 있다면 PDF 저장 옵션만 바꿔도 충분히 줄지 않을 수 있습니다.

이 경우 원본 문서에서 이미지 자르기와 크기 조절을 한 뒤 다시 PDF로 내보내는 편이 낫습니다.

보이지 않는 부분까지 큰 원본 이미지로 남아 있으면 최종 PDF 용량이 커질 수 있습니다.

7. Windows에서 기존 PDF만 압축하는 방법

원본 문서가 없고 PDF만 있다면 PDF 압축 기능을 제공하는 프로그램이나 공식 웹 도구를 사용할 수 있습니다.

1. 원본 PDF를 별도의 폴더에 복사합니다.
2. PDF 압축 기능을 엽니다.
3. 복사한 PDF를 선택합니다.
4. 낮음 또는 중간 압축부터 선택합니다.
5. 압축을 실행합니다.
6. 새 파일을 다른 이름으로 저장합니다.
7. 용량과 전체 페이지를 확인합니다.

설치형 프로그램의 PDF 최적화나 파일 크기 축소 메뉴는 프로그램 버전과 이용권에 따라 제공 범위가 다를 수 있습니다.

결제나 체험판 등록 화면이 나오면 자동 결제 여부를 확인한 뒤 진행하세요.

8. 온라인 PDF 압축 도구를 사용할 때

온라인 도구는 프로그램 설치 없이 사용할 수 있지만 PDF 파일을 외부 서버로 전송하는 방식입니다.

일반 안내문이나 공개 자료에는 편리할 수 있지만 개인정보나 기밀 정보가 포함된 서류는 신중하게 판단해야 합니다.

1. 공식 PDF 압축 페이지를 엽니다.
2. 압축할 파일을 선택합니다.
3. 압축 수준을 선택합니다.
4. 압축된 파일을 내려받습니다.
5. 브라우저 다운로드 폴더에서 파일을 찾습니다.
6. 파일을 열어 화질과 페이지를 확인합니다.
7. 서비스 계정이나 보관함에 파일이 남았는지 확인합니다.

‘무료’라는 문구만 보고 선택하지 마세요.

파일 크기 제한, 하루 사용 횟수, 로그인 필요 여부, 강한 압축의 유료 여부와 파일 삭제 정책을 함께 읽어야 합니다.

9. Mac 미리보기에서 PDF 용량 줄이기

Mac에서는 기본 미리보기 앱의 내보내기 기능을 사용할 수 있습니다.

1. 미리보기 앱에서 PDF를 엽니다.
2. 파일 메뉴를 누릅니다.
3. 내보내기를 선택합니다.
4. Quartz 필터에서 파일 크기 줄이기를 선택합니다.
5. 원본과 다른 파일명을 입력합니다.
6. 저장한 PDF의 용량과 화질을 확인합니다.

파일 크기 줄이기 필터는 이미지 화질을 예상보다 크게 낮출 수 있습니다.

증명서나 인쇄용 문서라면 저장 직후 작은 글자와 도장을 확대해 확인해야 합니다.

화질이 지나치게 낮다면 원본으로 돌아가 다른 방법이나 낮은 압축 설정을 사용하세요.

10. 갤럭시·안드로이드에서 PDF 용량 줄이기

안드로이드 휴대폰의 기본 파일 앱에 보이는 ‘압축’ 기능은 PDF 자체를 줄이는 기능이 아니라 ZIP 파일을 만드는 기능일 수 있습니다.

PDF 용량을 줄이려면 PDF 앱의 ‘PDF 압축’ 또는 브라우저의 PDF 압축 기능을 사용해야 합니다.

1. 내 파일 또는 Files 앱에서 원본 PDF의 위치와 크기를 확인합니다.
2. PDF 압축 기능을 제공하는 앱이나 공식 웹페이지를 엽니다.
3. PDF 파일을 선택합니다.
4. 압축 수준을 선택합니다.
5. 압축된 파일을 새 이름으로 저장합니다.
6. 다운로드 또는 문서 폴더에서 결과 파일을 찾습니다.
7. 전체 페이지와 화질을 확인합니다.

앱에 ‘고압축’, ‘중간 압축’, ‘저압축’이 보이면 중간 또는 낮은 단계부터 시험해 보세요.

일부 앱의 압축 기능은 로그인이나 유료 이용권이 필요할 수 있으므로 결제 화면을 확인해야 합니다.

11. 아이폰에서 PDF 용량 줄이기

아이폰 파일 앱의 ‘압축’ 메뉴도 일반적으로 ZIP 파일을 만드는 기능입니다.

PDF 자체의 크기를 줄이려면 PDF 편집 앱이나 웹 압축 기능이 필요할 수 있습니다.

1. 파일 앱에서 PDF를 찾습니다.
2. 파일을 길게 눌러 정보 가져오기에서 현재 크기를 확인합니다.
3. PDF 압축을 지원하는 앱이나 공식 웹페이지를 엽니다.
4. 파일 앱에서 PDF를 선택합니다.
5. 압축 단계를 선택합니다.
6. 압축본을 파일 앱의 별도 폴더에 저장합니다.
7. 압축본을 열어 모든 페이지를 확인합니다.

iCloud Drive에 저장한 파일은 업로드와 다운로드가 끝나기 전에 작업하면 선택되지 않거나 열리지 않을 수 있습니다.

구름 모양 아이콘이 보인다면 파일을 먼저 기기에 내려받은 뒤 다시 시도해 보세요.

12. ZIP 압축과 PDF 압축은 다릅니다

PDF 파일을 길게 눌러 압축하거나 마우스 오른쪽 버튼으로 ZIP 파일을 만들 수 있습니다.

하지만 PDF 안의 사진과 글자는 이미 압축된 상태일 수 있어 ZIP으로 묶어도 용량이 거의 줄지 않을 수 있습니다.

제출처가 PDF만 허용한다면 ZIP 파일은 형식이 달라 첨부되지 않습니다.

방법	결과
PDF 압축	PDF 내부 이미지와 불필요한 요소를 조정해 PDF 자체 크기를 줄입니다.
ZIP 압축	PDF를 압축파일 안에 넣어 확장자가 ZIP으로 바뀝니다.

13. 스캔하기 전부터 용량을 줄이는 방법

스캔 문서는 완성된 PDF를 반복해서 압축하는 것보다 스캔 단계에서 해상도와 색상을 조절하는 편이 효율적입니다.

글자만 있는 서류를 휴대폰 카메라의 최고 해상도 컬러 사진으로 여러 장 촬영하면 PDF가 필요 이상으로 커질 수 있습니다.

텍스트 위주 서류

내 기준에서는 일반 글자 서류는 150~200dpi 정도에서 먼저 확인합니다.

작은 숫자, 도장, 서명이 중요한 문서는 300dpi를 우선하고 용량을 확인합니다.

컬러가 필요하지 않은 서류

색상 자체가 증빙에 필요하지 않다면 흑백이나 회색조 스캔이 용량을 줄이는 데 유리할 수 있습니다.

다만 컬러 도장, 형광 표시, 사진이나 색상 구분이 필요한 문서는 임의로 흑백 변환하지 마세요.

빈 여백과 배경을 줄입니다

문서 주변 책상, 손가락, 그림자가 함께 찍히면 불필요한 이미지 정보가 늘어납니다.

문서 테두리에 맞게 자르고 밝기를 조절한 뒤 PDF로 저장하면 용량과 가독성을 함께 개선할 수 있습니다.

14. 사진 위주 PDF를 줄일 때

사진이 많이 들어간 PDF는 압축 효과가 크지만 화질 손실도 눈에 잘 보입니다.

사진을 단순 참고용으로 보는 문서라면 중간 압축을 사용할 수 있습니다.

제품 흠집, 시설 상태, 진료 사진처럼 세부 식별이 필요한 자료라면 용량보다 확인 가능 여부를 우선해야 합니다.

압축 후 사진을 100%와 200%로 확대해 중요한 부분이 구분되는지 확인하세요.

15. 글자와 표 위주 PDF를 줄일 때

문서 프로그램에서 만든 PDF는 글자가 확대해도 선명한 벡터 형태로 저장될 수 있습니다.

이런 PDF는 이미지 위주 스캔 파일보다 원래 용량이 작거나 압축 효과가 제한적일 수 있습니다.

작은 글씨, 표의 선, 각주, 계좌번호와 날짜처럼 틀리면 안 되는 정보를 중심으로 확인하세요.

화면에서 글자가 보인다는 이유만으로 끝내지 말고 실제 제출 후 인쇄될 가능성도 고려해야 합니다.

16. 도장과 서명이 있는 문서

도장과 서명은 압축 후 가장 먼저 흐려질 수 있는 부분입니다.

특히 빨간색 도장을 회색조로 바꾸거나 높은 압축을 적용하면 윤곽이 뭉개질 수 있습니다.

압축본을 열고 도장 외곽, 서명 획, 작은 날짜가 구분되는지 확대해 확인하세요.

제출처가 원본 스캔 품질을 요구한다면 용량을 억지로 줄이기보다 파일 분할이나 다른 제출 방식이 가능한지 문의하는 편이 낫습니다.

17. 암호가 걸린 PDF가 압축되지 않을 때

PDF에 열기 암호나 편집 제한이 설정되어 있으면 압축 도구에서 파일을 처리하지 못할 수 있습니다.

본인이 암호를 알고 있고 수정 권한이 있는 문서라면 원본 프로그램에서 제한을 확인합니다.

타인이 발급하거나 보호한 PDF의 암호를 임의로 제거하지 마세요.

발급 기관에 용량이 작은 파일을 다시 받을 수 있는지 문의하는 것이 안전합니다.

18. 전자서명 PDF는 임의로 압축하지 않습니다

인증서 기반 디지털 서명이 포함된 PDF는 내용이 변경되면 서명 검증 상태에 영향을 받을 수 있습니다.

전자계약서나 서명 검증이 필요한 문서는 압축하기 전에 제출처가 압축본을 허용하는지 확인하세요.

서명된 PDF만 가지고 있다면 원본 서명본을 반드시 별도로 보관합니다.

압축본에서 서명 표시가 남아 보여도 유효성 검증 결과가 같은지는 별개의 문제입니다.

19. 인쇄해서 PDF로 다시 저장하는 방법의 주의점

브라우저나 PDF 프로그램에서 인쇄를 누른 뒤 ‘PDF로 저장’을 선택하면 파일 크기가 달라질 수 있습니다.

하지만 이 과정에서 입력 가능한 양식, 책갈피, 링크, 주석이나 일부 접근성 정보가 사라질 수 있습니다.

서명된 문서, 작성 가능한 신청서, 링크가 필요한 안내문에는 이 방법을 우선 사용하지 마세요.

단순 열람용 사본을 만들 때만 원본을 보관한 상태에서 시험하고 결과를 확인하는 편이 좋습니다.

20. 압축해도 용량이 거의 줄지 않는 이유

원인	확인할 내용
이미 압축된 PDF	이전에 압축된 파일은 다시 줄어드는 폭이 작을 수 있습니다.
사진 해상도가 매우 높음	원본 이미지 크기를 조절하거나 다시 스캔해야 할 수 있습니다.
글꼴이 포함됨	특수 글꼴이나 여러 글꼴이 파일 크기에 영향을 줄 수 있습니다.
첨부파일이 포함됨	PDF 내부에 다른 파일이나 멀티미디어가 포함됐는지 확인합니다.
압축 수준이 낮음	화질을 확인하면서 한 단계 높은 압축을 시험합니다.

용량이 거의 줄지 않는다는 이유로 같은 파일을 여러 사이트에서 반복 압축하지 마세요.

화질만 계속 낮아지고 제출 가능한 크기에는 도달하지 못할 수 있습니다.

21. 압축 후 파일명을 다르게 저장합니다

원본과 압축본의 이름이 같으면 잘못된 파일을 제출하거나 원본을 삭제하기 쉽습니다.

파일명 끝에 날짜와 용도를 추가해 구분하세요.

원본 예시: employment-certificate-original.pdf

압축본 예시: employment-certificate-submit-202607.pdf

‘최종’, ‘진짜 최종’, ‘최종2’처럼 의미를 구분하기 어려운 이름은 피하는 편이 좋습니다.

22. 압축 후 반드시 확인할 항목

파일 크기가 줄었다는 결과만 보고 바로 제출하면 안 됩니다.

다음 항목을 처음 페이지부터 마지막 페이지까지 확인합니다.

• PDF가 오류 없이 열리는지
• 전체 페이지 수가 원본과 같은지
• 페이지 방향이 돌아가지 않았는지
• 작은 글자와 숫자가 읽히는지
• 표의 선과 칸이 사라지지 않았는지
• 도장과 서명이 구분되는지
• 사진의 중요한 부분이 보이는지
• 한글과 특수문자가 깨지지 않았는지
• 링크나 입력칸이 필요한 문서인지
• 전자서명 검증이 필요한 문서인지

23. 화면 확인과 인쇄 확인은 다릅니다

컴퓨터 화면에서 작게 봤을 때 선명해 보여도 인쇄하면 작은 글자가 흐려질 수 있습니다.

반대로 화면에서 확대하면 사진이 조금 거칠어 보여도 단순 열람용으로는 충분할 수 있습니다.

제출 목적이 화면 확인인지, 출력 심사인지 구분해야 합니다.

인쇄가 예정된 서류라면 중요한 한 페이지를 시험 출력해 보는 방법도 있습니다.

24. 개인정보 문서를 온라인에 올리기 전 확인할 것

주민등록등본, 가족관계증명서, 계약서, 진단서, 통장 사본, 급여명세서에는 민감한 개인정보가 포함될 수 있습니다.

이런 문서는 출처와 운영 주체가 불분명한 사이트에 업로드하지 않는 편이 안전합니다.

가능하다면 원본 프로그램의 내보내기 기능, Mac 미리보기, 신뢰할 수 있는 설치형 프로그램처럼 기기 안에서 처리하는 방법을 먼저 검토하세요.

온라인 도구를 사용해야 한다면 운영 주체, 개인정보 처리방침, 파일 보관 기간과 삭제 방법을 확인합니다.

작업을 마친 뒤 서비스 계정의 최근 파일이나 클라우드 보관함에 문서가 남아 있는지도 확인해 주세요.

25. 내가 직접 정리한 판단 기준

실제로 헷갈리는 상황

페이지가 두세 장뿐인데 PDF가 10MB나 20MB를 넘으면 파일이 잘못됐다고 생각하기 쉽습니다.

하지만 휴대폰으로 촬영한 고해상도 사진이나 컬러 스캔 이미지가 페이지 전체에 들어가면 페이지 수가 적어도 용량이 커질 수 있습니다.

반대로 페이지가 수십 장이어도 글자 중심으로 만들어진 PDF는 용량이 작을 수 있습니다.

안 될 때 확인할 것

압축 버튼이 작동하지 않으면 파일 암호, 편집 제한, 손상 여부와 지원 가능한 파일 크기를 확인합니다.

압축본이 제출되지 않으면 파일 크기뿐 아니라 확장자, 파일명 특수문자, 전체 첨부 용량과 사이트 오류를 함께 확인합니다.

용량은 줄었는데 파일이 열리지 않으면 원본을 다시 복사해 다른 압축 수준으로 작업합니다.

전자서명이 있는 문서는 압축 실패로 보이더라도 제한을 우회하지 말고 제출처에 처리 방법을 확인합니다.

확인 기준 차이

원본 용량과 압축본 용량은 파일 크기 비교 기준입니다.

화면에서 읽히는지 여부는 화면 열람 기준이고, 출력했을 때 도장과 글자가 보이는지는 인쇄 기준입니다.

제출 사이트의 최대 용량은 시스템 기준이며 문서의 적정 화질을 보장하는 기준이 아닙니다.

따라서 용량 제한을 통과했다는 사실만으로 제출 준비가 끝난 것은 아닙니다.

내 기준으로 압축 단계를 선택하는 방법

제한보다 조금만 크다면 낮은 압축부터 사용합니다.

일반 화면 열람용 문서는 중간 압축을 적용한 뒤 작은 글자를 확인합니다.

도장, 서명, 진료 내용, 영수증 숫자가 중요한 문서는 용량보다 판독 가능 여부를 먼저 봅니다.

원본을 다시 발급하기 어렵거나 법적 증빙으로 쓸 문서는 원본을 보관하고 제출용 사본만 압축합니다.

제출 제한에 맞추려면 화질이 지나치게 떨어지는 상황에서는 무리하게 압축하지 않고 제출처에 다른 제출 방법을 문의합니다.

압축보다 다시 만드는 편이 나은 경우

휴대폰 사진을 그대로 여러 장 넣어 만든 PDF라면 사진 크기를 먼저 줄인 뒤 PDF를 다시 만드는 편이 낫습니다.

Word나 PowerPoint 원본이 있다면 최소 크기 옵션으로 다시 내보내는 편이 반복 압축보다 결과가 나을 수 있습니다.

문서 주변 여백과 책상 배경이 크게 들어간 스캔 파일은 문서를 다시 촬영하거나 자른 뒤 만드는 편이 효과적입니다.

독자 개인정보 주의

PDF에는 주민등록번호, 주소, 계좌번호, 카드번호, 서명, 진료 기록, 회사 내부 정보가 포함될 수 있습니다.

오류를 질문할 때 PDF 원본이나 전체 화면을 댓글과 문의글에 첨부하지 마세요.

주민등록번호, 계좌번호, 인증번호, 문서 발급번호와 비밀번호 전체를 공개하면 안 됩니다.

다른 사람의 문서를 대신 압축할 때는 파일을 개인 클라우드나 본인 계정에 임의로 저장하지 마세요.

공식 확인 문장

PDF 압축 메뉴, 무료 이용 범위, 로그인 필요 여부와 압축 단계는 프로그램과 앱 버전에 따라 달라질 수 있습니다.

제출 가능한 파일 크기, 확장자와 전자서명 인정 여부도 기관마다 다르므로 제출 페이지와 공식 고객센터의 최신 안내를 함께 확인해 주세요.

26. 제출 직전 최종 체크리스트

□ 제출처의 파일 하나당 최대 용량을 확인했습니다.

□ 전체 첨부파일 용량 제한도 확인했습니다.

□ PDF 확장자가 허용되는지 확인했습니다.

□ 원본 PDF를 별도로 보관했습니다.

□ 압축본을 다른 파일명으로 저장했습니다.

□ 압축본의 파일 크기가 제한 이하인지 확인했습니다.

□ 첫 페이지부터 마지막 페이지까지 열어 봤습니다.

□ 작은 글자, 도장, 서명과 숫자를 확대해 확인했습니다.

□ 전자서명이나 입력칸이 필요한 문서인지 확인했습니다.

□ 개인정보 문서가 온라인 보관함에 남지 않았는지 확인했습니다.

□ 제출 후 첨부된 파일을 다시 내려받거나 미리보기로 확인했습니다.

압축이 끝난 뒤에도 제출 화면에서 선택한 파일명이 맞는지 한 번 더 확인해 주세요.

비슷한 이름의 원본과 압축본이 함께 있으면 제한을 초과한 원본을 잘못 첨부할 수 있습니다.

27. 자주 묻는 질문

PDF를 ZIP으로 만들면 용량이 많이 줄어드나요?

PDF는 이미 압축된 이미지와 데이터를 포함할 수 있어 ZIP으로 만들어도 감소 폭이 작을 수 있습니다.

제출처가 PDF만 받는다면 ZIP 파일은 사용할 수 없습니다.

강한 압축을 사용하면 글자가 모두 깨지나요?

글자 형태와 PDF 구성에 따라 다릅니다.

문서 프로그램에서 만든 글자는 비교적 선명하게 남을 수 있지만 스캔 이미지 속 글자는 사진처럼 함께 흐려질 수 있습니다.

압축을 여러 번 하면 더 작아지나요?

조금 더 줄어들 수 있지만 반복할수록 화질 저하가 커지고 감소 폭은 작아질 수 있습니다.

원본으로 돌아가 한 번만 적절한 압축을 적용하는 편이 낫습니다.

휴대폰 파일 앱의 압축을 누르면 되나요?

파일 앱의 압축은 ZIP 파일을 만드는 기능일 가능성이 큽니다.

메뉴 설명에 PDF 압축이나 PDF 크기 줄이기가 명확하게 표시되어 있는지 확인하세요.

온라인 압축 사이트를 사용해도 안전한가요?

문서 내용과 서비스 운영 정책에 따라 판단해야 합니다.

개인정보나 회사 기밀이 포함된 문서는 기기 내부에서 처리하는 방법을 먼저 검토하세요.

전자서명된 계약서도 압축할 수 있나요?

압축과 재저장이 서명 검증에 영향을 줄 수 있으므로 임의로 처리하지 않는 편이 안전합니다.

제출처나 계약 담당자에게 원본 서명본 그대로 제출해야 하는지 확인해 주세요.

28. 공식 안내에서 최신 방법 확인하기

Microsoft Office에서 PDF를 저장할 때 표준 품질과 최소 크기를 선택하는 방법은 Microsoft PDF 저장 공식 안내에서 확인할 수 있습니다.

Mac 미리보기 앱에서 파일 크기 줄이기 필터를 사용하는 방법은 Apple 미리보기 PDF 용량 줄이기 안내를 참고해 주세요.

Adobe Acrobat 데스크톱에서 PDF 크기를 줄이는 방법은 Adobe PDF 파일 크기 축소 안내에서 확인할 수 있습니다.

브라우저에서 PDF 압축 단계를 선택하는 방법은 Adobe Acrobat 온라인 PDF 압축에서 확인할 수 있습니다.

모바일 Acrobat의 압축 메뉴와 압축 단계는 Adobe 모바일 PDF 압축 공식 안내를 참고해 주세요.

디지털 서명된 PDF의 편집 제한은 Adobe 서명된 PDF 제한 안내에서 확인할 수 있습니다.

프로그램과 앱 화면, 이용 요금, 파일 처리 방식은 변경될 수 있으므로 작업 전에 각 서비스의 최신 공식 안내를 확인해 주세요.

마무리

PDF 용량을 줄일 때 가장 먼저 할 일은 압축 버튼을 찾는 것이 아니라 제출처의 제한과 현재 파일 크기를 확인하는 것입니다.

원본 문서가 남아 있다면 새 PDF로 다시 내보내고, 기존 PDF만 있다면 낮은 압축부터 단계적으로 적용해 보세요.

압축 후에는 파일 크기뿐 아니라 전체 페이지, 작은 글자, 도장, 서명과 숫자를 직접 확인해야 합니다.

개인정보나 전자서명이 포함된 문서는 온라인 도구에 바로 올리거나 임의로 다시 저장하지 말고 공식 제출 기준을 먼저 확인해 주세요.